Vom Fertigungsauftrag zur Nachkalkulation in Odoo 19

„Wo steht der Auftrag gerade: auf dem Whiteboard in der Werkstatt oder schon im System?“ Diese Frage hören wir in Metallbau-, Maschinenbau- und Ausbaubetrieben oft, bevor jemand überhaupt über ERP spricht. Solange Rückmeldungen auf Papier oder in einer Excel-Liste landen, fehlt der Buchhaltung die Brücke zur Nachkalkulation: geplante Stunden und Materialmengen stehen irgendwo, die tatsächlichen Kosten woanders.

In Odoo 19 hängt die Stückliste am Produkt, der Fertigungsauftrag daran, und die Rückmeldungen aus der Werkstatt schreiben Verbrauch und Zeiten zurück. Dieser Ablauf ist der Einstieg für Fertigungsbetriebe, die Lager, Produktion und Buchhaltung in einem System führen wollen. Wer die Auswahlentscheidung noch offen hat, findet die Anforderungen an ein ERP für Produktionsbetriebe im früheren Beitrag.

Was vor dem ersten Fertigungsauftrag stehen muss

Sie brauchen die Apps Fertigung und Lager. Ohne Lagerbuchungen gibt es keine Materialentnahme und keine nachvollziehbare Nachkalkulation. In den Fertigungseinstellungen schalten Sie Arbeitsaufträge ein, wenn Sie Zeiten und Arbeitsschritte je Arbeitsplatz erfassen wollen. Für viele Mittelständler reicht das zunächst.

Klären Sie vor dem ersten echten Auftrag vier Stammdaten:

• Fertigerzeugnisse und Rohmaterialien als Produkte, mit Mengeneinheit und Beschaffungsweg (kaufen oder fertigen).
• Mindestens einen Lagerort für Rohmaterial und einen für Fertigteile, falls Sie physisch trennen.
• Arbeitsplätze (zum Beispiel Sägen, Schweißen, Montage), wenn Sie mit Arbeitsaufträgen arbeiten.
• Eine erste Stückliste je Fertigerzeugnis, auch wenn sie später noch wächst.

Wer Bestände und Nachbestellung noch in Excel pflegt, sollte die Lagerseite parallel klären. Den Übergang von Excel zur Lagerverwaltung im Mittelstand haben wir gesondert beschrieben.

Stückliste mit Komponenten und Arbeitsgängen anlegen

Öffnen Sie Fertigung → Produkte → Stücklisten und legen Sie eine neue Stückliste an. Wählen Sie das Fertigerzeugnis, die Menge (meist 1 Stück) und den Typ „Dieses Produkt fertigen“. Im Reiter Komponenten tragen Sie jedes Rohteil mit Menge und Einheit ein. Im Reiter Arbeitsgänge hinterlegen Sie die Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge, jeweils mit Arbeitsplatz und geplanter Dauer.

Drei Praxistipps aus Einführungen:

• Legen Sie lieber eine klare Stückliste für die Standardvariante an als eine überkomplexe mit allen Sonderwünschen. Varianten und Optionen kommen später.
• Arbeitsgänge sollten so grob sein, dass die Werkstatt sie ohne Tipparbeit rückmelden kann. Fünf Minuten für „Schraube festziehen“ als eigenen Schritt lohnen sich selten.
• Prüfen Sie die Verfügbarkeit der Komponenten, bevor Sie den ersten Fertigungsauftrag starten. Odoo zeigt in der Stücklistenübersicht, was lagernd ist und was beschafft werden muss.

Fertigungsauftrag anlegen und starten

1. Auftrag erzeugen. Fertigung → Vorgänge → Fertigungsaufträge → Neu. Produkt und Menge wählen. Odoo übernimmt Komponenten und Arbeitsgänge aus der Stückliste. Alternativ entsteht der Fertigungsauftrag automatisch, wenn ein bestätigter Verkaufsauftrag ein zu fertigendes Produkt enthält und die Route „Fertigen“ gesetzt ist.
2. Verfügbarkeit prüfen. Am Auftrag sehen Sie, ob alle Komponenten bereitstehen. Fehlt Material, lösen Sie zuerst die Beschaffung aus oder reduzieren Sie die Menge.
3. Auftrag bestätigen und starten. Mit dem Start reserviert Odoo das Material und legt die Arbeitsaufträge für die Werkstatt an.
4. Material entnehmen. Die geplanten Komponenten erscheinen als Verbrauch. Buchen Sie die Entnahme, wenn die Teile physisch in die Fertigung gehen, nicht erst am Schichtende „irgendwie“.
5. Arbeitsgänge rückmelden. Je Arbeitsplatz meldet die Werkstatt Start und Ende oder die fertige Menge. Genau hier entscheidet sich, ob die Nachkalkulation später stimmt.
6. Produktion abschließen. Wenn Menge und Qualität passen, buchen Sie die Fertigstellung. Das Fertigerzeugnis geht ins Lager, der Verbrauch ist festgeschrieben.

Die Planung der offenen Arbeitsaufträge über die Woche zeigt Odoo in der Werkstattplanung. So sieht die Leitung auf einen Blick, welcher Arbeitsplatz belegt ist und welche Aufträge noch warten.

Rückmeldung und Verbrauch in der Werkstatt

Rückmeldung heißt: Die Werkstatt sagt dem System, was wirklich passiert ist. Geplante Zeiten aus der Stückliste sind Schätzungen. Tatsächliche Stunden und tatsächlicher Materialverbrauch stehen erst nach der Rückmeldung fest.

Organisatorisch funktioniert das nur, wenn der Weg kurz ist. Tablets oder Scanner am Arbeitsplatz schlagen Zettel abends am PC. Melden Sie Mehrverbrauch sofort, nicht erst bei der Inventur. Wenn statt der geplanten vier Bleche fünf gebraucht wurden, gehört die fünfte Einheit in denselben Fertigungsauftrag, sonst verschwindet sie im Lagerdifferenzkonto und die Nachkalkulation lügt.

Fertigungsablauf in Odoo durchspielen

Typische Fehler in der Werkstatt und was dagegen hilft

Stückliste und Realität weichen ab. Montierte Teile stehen nicht in der Liste, Schrott fehlt. Dann bucht die Werkstatt „irgendwo“ oder gar nicht. Lassen Sie nach den ersten zehn Aufträgen die Stückliste mit dem Meister gegenlesen und korrigieren Sie Mengen und Schritte, bevor Sie weitere Varianten anlegen.

Rückmeldungen kommen gebündelt am Freitag. Dann sind Zeiten Schätzungen und die Nachkalkulation wertlos. Verlangen Sie die Rückmeldung je Arbeitsgang am selben Tag, auch wenn die Menge erst später fertig wird.

Material wird entnommen, ohne den Auftrag zu öffnen. Das Lager stimmt dann nicht, der Auftrag zeigt zu wenig Verbrauch. Sperren Sie freie Entnahmen aus dem Rohmateriallager oder lassen Sie nur über den Fertigungsauftrag buchen.

Nachkalkulation wird nie angeschaut. Odoo speichert geplante und tatsächliche Kosten am Auftrag, aber niemand vergleicht sie. Legen Sie fest, wer einmal pro Woche die abgeschlossenen Aufträge mit Abweichung über fünf oder zehn Prozent prüft, oft die Arbeitsvorbereitung gemeinsam mit der Buchhaltung.

Sonderanfertigungen starten ohne Stückliste. Dann fehlt jede Vergleichsbasis. Legen Sie wenigstens eine grobe Stückliste an und pflegen Sie sie nach dem ersten Auftrag nach. Für die Ablage der Belege und Auftragsunterlagen gelten dieselben Fristen wie für andere Geschäftsunterlagen; den Überblick gibt der Beitrag zur kürzeren Aufbewahrungsfrist.

Was Odoo hier noch nicht kann

Odoo Fertigung deckt Stückliste, Fertigungsauftrag, Arbeitsgänge, Verbrauch und eine belastbare Nachkalkulation für viele Mittelstands-Werkstätten ab. Es ersetzt kein spezialisiertes MES mit Maschinenanbindung in Echtzeit, keine fein austarierte Leitstandoptik für dreischichtige Großserien und keine branchenspezifische Variantenkonfiguration aus dem Anlagenbau. Wer hundert Varianten eines Gestells mit automatischer Stücklistenauflösung braucht, kommt mit dem Standard an Grenzen und braucht Studio oder ein Modul.

Für Lohnfertiger mit wenigen Stücklisten, Metallbau mit Standard- und Sonderteilen und Ausbaubetriebe mit vormontierten Baugruppen reicht der Standardweg meist. Die Nachkalkulation landet in denselben Kostenstellen wie der Rest der Buchhaltung; die Übergabe an die Kanzlei läuft über die bekannten Wege, etwa die Zusammenarbeit mit DATEV.

Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre heutigen Stücklisten und Rückmeldungen so in Odoo abbildbar sind, nehmen Sie zwei echte Aufträge der letzten Woche mit und gehen Sie die sechs Schritte oben in einer Testdatenbank durch. Die Abweichungen zeigen Ihnen schneller als jede Folie, wo Stammdaten und Werkstattalltag noch nicht zusammenpassen.

Quelle: Odoo 19 Produktdokumentation Fertigung sowie Produktseite Manufacturing (odoo.com/app/manufacturing). Stand: 6. November 2026.