Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz die Ausstellungspflicht; ab 2028 für alle. Eine einfache PDF-Datei reicht dann nicht mehr.
Viele mittelständische Betriebe in der DACH-Region nutzen Odoo bereits für Verkauf und Buchhaltung. Die Frage ist selten, ob Odoo E-Rechnungen kann – sondern ob Stammdaten, Formate und Archivierung greifen, bevor die Frist greift.
Was zählt als E-Rechnung – und was nicht
Das Bundesfinanzministerium erkennt strukturierte Formate an, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das vor allem:
- XRechnung: reines XML, Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
- ZUGFeRD / Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML – lesbar für Menschen, auswertbar für Maschinen. Zulässig ab Version 2.0.1; Profile wie MINIMUM und BASIC-WL scheiden aus.
Papier und einfache PDFs bleiben im Versand unter den Übergangsregeln noch bis Ende 2026 erlaubt (für kleinere Umsätze bis Ende 2027). Empfangen müssen Sie strukturierte E-Rechnungen schon jetzt.
Was Odoo bereits mitbringt
Ab Odoo 17 erzeugt und verarbeitet die Standardbuchhaltung XRechnung und ZUGFeRD über die EDI-Module (UBL/CII). In Odoo 18 und 19 ist XRechnung 3.0 vorgesehen. Sie wählen das Format je Kunde oder Lieferant und lassen Rechnungen beim Buchen bzw. Versenden automatisch erzeugen.
Der Engpass liegt selten im Modul selbst. Typische Stolperstellen in Projekten:
- fehlende oder falsche USt-IdNr. und Leitweg-ID beim Partner
- unvollständige Adress- und Bankdaten
- kein klarer Eingangskanal für eingehende XML-Rechnungen
- Archivierung ohne revisionssicheren Bezug zur Buchung
Checkliste: So bereiten Sie den Versand vor
- Partnerstammdaten prüfen: Firmenname, Straße, PLZ, Land, USt-IdNr., ggf. Leitweg-ID für Behördenkunden.
- Format je Partner festlegen: XRechnung für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD oft für B2B-Kunden, die eine PDF-Sicht brauchen.
- Testrechnung erzeugen: eine Musterrechnung an einen Testpartner und mit einem Validator prüfen (z. B. KoSIT-Tools für XRechnung).
- Eingangsprozess definieren: Wer öffnet eingehende E-Rechnungen? Wie landen sie in Odoo – per E-Mail, Portal oder Peppol?
- Archivierung klären: die strukturierte Datei muss mit der Buchung verknüpft und auffindbar bleiben, nicht nur die PDF-Vorschau.
Fristen auf einen Blick
- seit 01.01.2025: Empfangspflicht für inländische B2B-Umsätze
- bis 31.12.2026: Übergang für den Versand (Papier/PDF noch möglich)
- ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro
- ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen
Stand Oktober 2026 bleibt wenig Zeit, wenn Ihr Umsatz die Grenze überschreitet. Wer erst im Dezember testet, riskiert abgelehnte Rechnungen und manuelle Nacharbeit.
Wie Alwinen Sie unterstützt
Als Odoo-Partner in Frankfurt richten wir E-Rechnung in bestehenden Odoo-Systemen ein: Partnerfelder, EDI-Formate, Testläufe und den Abgleich mit Ihrer Steuerberatung. Wir betreuen Unternehmen im deutschsprachigen Mittelstand – von der Lokalisierung bis zum laufenden Support.
Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihr Odoo die Fristen 2027/2028 schon erfüllt, vereinbaren Sie eine kostenlose Erstberatung oder schreiben Sie uns über Kontakt.