Ein ERP-System für einen Produktionsbetrieb muss Stücklisten, Fertigungsaufträge, Material und Kapazität mit Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung in einem System zusammenführen. Ob es zu Ihnen passt, entscheidet sich an zwei Fragen: Bildet es Ihre Art zu fertigen ab, und arbeiten Ihre Mitarbeiter in der Werkstatt damit im Alltag? Dieser Beitrag richtet sich an Geschäftsführer und Produktionsleiter von Betrieben mit 10 bis 250 Mitarbeitern und beantwortet, was das System können muss, woran Projekte scheitern, welche Kosten anfallen und wie Sie den Einstieg planen.
Woran merken Sie, dass Ihr Betrieb ein ERP-System braucht?
Der Anlass ist bei den meisten Produktionsbetrieben ein Liefertermin, der nicht zu halten war. Typisch sind diese Anzeichen:
- Der Vertrieb sagt einen Termin zu, ohne zu wissen, ob Material da ist und ob die Werkstatt Kapazität hat.
- Stücklisten liegen in Excel, in CAD-Dateien und im Kopf des Meisters, und keine Fassung stimmt mit der anderen überein.
- Der Einkauf bestellt, wenn jemand ruft, dass etwas fehlt, statt wenn der Bedarf feststeht.
- Nach dem Auftrag weiß niemand, ob er sich gerechnet hat, weil Materialverbrauch und Arbeitszeit nirgends zusammenlaufen.
- Die Buchhaltung bekommt Lieferscheine und Stundenzettel auf Papier und tippt sie ab.
Wenn drei dieser Punkte auf Sie zutreffen, kostet Sie das fehlende System jeden Monat Geld, auch wenn es auf keiner Rechnung steht.
Was muss ein ERP-System für die Produktion können?
Es muss den Weg vom Kundenauftrag über Material und Fertigung bis zur Rechnung ohne Medienbruch abbilden. Alles andere ist Zugabe. Die folgenden Bereiche sollten Sie bei jeder Auswahl im Detail prüfen.
Stücklisten und Arbeitspläne
Eine Stückliste legt fest, aus welchen Komponenten ein Produkt besteht, der Arbeitsplan, in welchen Schritten und an welchen Arbeitsplätzen es entsteht. Das System muss mehrstufige Stücklisten beherrschen, also Baugruppen, die selbst wieder aus Baugruppen bestehen, und Varianten, bei denen der Kunde zwischen Optionen wählt. Prüfen Sie, wie Änderungen behandelt werden: Wenn ein Zulieferer ein Bauteil ersetzt, müssen Sie nachvollziehen können, ab welchem Auftrag die neue Fassung gilt.
Fertigungsaufträge und Kapazität
Aus einem Kundenauftrag oder einer Absatzplanung entstehen Fertigungsaufträge. Das System sollte vor dem Start zeigen, ob Komponenten verfügbar sind und wann ein Arbeitsplatz frei ist, und die Aufträge gegen die tatsächliche Kapazität einplanen. Ein Liefertermin, den Sie dem Kunden nennen, sollte aus dieser Planung kommen und nicht aus dem Bauchgefühl.
Material, Lager und Einkauf
Das Lager muss jederzeit wissen, was wo liegt, was reserviert ist und was bestellt werden muss. Gut ist, wenn das System selbst Bestellvorschläge auslöst, sobald ein Bestand unter den Mindestwert fällt oder ein Fertigungsauftrag Material braucht, das nicht da ist. Wie ein solches Lager im Alltag aussieht, zeigt unsere Seite zu Odoo Lager.
Rückmeldung aus der Werkstatt
Hier entscheidet sich, ob das System gelebt wird. Ihre Mitarbeiter müssen am Arbeitsplatz sehen, was zu tun ist, und Mengen, Zeiten und Ausschuss mit wenigen Berührungen zurückmelden, auf einem Tablet oder mit einem Scanner. Wenn die Rückmeldung abends auf Papier nachgetragen wird, stimmt im System nichts mehr.
Rückverfolgung und Qualität
In Branchen wie Lebensmittel, Medizintechnik oder Fahrzeugbau verlangen Kunden und Behörden den Nachweis, welche Charge welches Lieferanten in welchem Produkt steckt. Dann brauchen Sie Chargen- und Seriennummern über die gesamte Kette und Prüfpunkte, die sich beim Wareneingang oder nach einem Arbeitsschritt automatisch melden. Auch ohne gesetzliche Pflicht hilft das bei jeder Reklamation.
Nachkalkulation und Buchhaltung
Nach dem Auftrag sollten Sie sehen, was er tatsächlich gekostet hat: Material zu Einkaufspreisen, Arbeitszeit, Fremdleistungen. Diese Zahlen gehören in dasselbe System wie Angebot und Rechnung, sonst bleibt die Nachkalkulation eine Excel-Übung am Quartalsende. Dasselbe gilt für die Buchhaltung: Lieferantenrechnungen, Lagerbewertung und Ausgangsrechnungen entstehen am besten dort, wo auch der Auftrag liegt.
Odoo deckt diese Bereiche mit den Apps Fertigung, Lager, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung ab, die auf denselben Stammdaten arbeiten. Was die Fertigung im Einzelnen leistet, beschreibt die Seite zu Odoo Fertigung.
Welche Art zu fertigen muss das System abbilden?
Serienfertigung, Auftragsfertigung und Variantenmontage stellen unterschiedliche Anforderungen, und ein System, das die eine gut kann, muss die andere nicht gut können. Klären Sie zuerst, welche Form bei Ihnen überwiegt.
In der Serienfertigung fertigen Sie wiederkehrende Produkte auf Lager, und die Planung dreht sich um Losgrößen, Rüstzeiten und einen Produktionsplan, der Absatzprognose und Kapazität zusammenbringt. In der Auftragsfertigung stößt jeder Kundenauftrag eine eigene Fertigung an, oft mit Komponenten, die erst dafür bestellt werden, und Sie brauchen Vorkalkulation, Terminverfolgung und Nachkalkulation je Auftrag. Bei der Variantenmontage wählt der Kunde Optionen, und das System muss aus einem Produkt mit Varianten die richtige Stückliste und den passenden Preis ableiten.
Viele Betriebe mischen diese Formen. Dann sollte das System alle drei beherrschen, ohne dass Sie für jede einen eigenen Ablauf pflegen.
Ein Beispiel: ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung
Das folgende Szenario ist konstruiert und beschreibt keinen konkreten Kunden. Ein Metallbaubetrieb mit 45 Mitarbeitern fertigt Schaltschränke in Varianten. Bisher kalkuliert der Vertrieb in Excel, der Meister schreibt Fertigungsaufträge auf Laufzettel, und der Lagerleiter bestellt, wenn ein Regal leer ist.
Mit einem ERP-System sieht der Ablauf so aus. Der Vertrieb legt das Angebot mit der gewählten Variante an, und das System zieht die Stückliste, prüft die Bestände und schlägt einen Liefertermin vor, der zur freien Kapazität passt. Bei Auftragsbestätigung entsteht der Fertigungsauftrag von selbst, und für zwei fehlende Komponenten geht eine Bestellanfrage an den Lieferanten. In der Werkstatt sieht der Mitarbeiter am Tablet die Arbeitsschritte, meldet Mengen zurück und erfasst eine Prüfung vor dem Verpacken. Mit der Lieferung entsteht der Lieferschein, aus dem Lieferschein die Rechnung. Der Geschäftsführer sieht am Monatsende, welche Aufträge sich gerechnet haben und welche nicht, ohne dass jemand Zahlen zusammenträgt.
Der Gewinn liegt weniger in einer einzelnen Funktion als darin, dass jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut und niemand Daten ein zweites Mal erfasst.
Woran scheitern ERP-Projekte in Produktionsbetrieben?
Sie scheitern selten an der Software und meist an den Stammdaten und an der Werkstatt. Diese vier Ursachen sehen wir am häufigsten:
- Unvollständige Stücklisten. Wenn die Stücklisten vor dem Start nicht stimmen, plant das System mit falschen Mengen, und das Vertrauen ist nach zwei Wochen weg. Rechnen Sie für die Aufbereitung der Stammdaten eigene Zeit ein, meist mehr als für die Einrichtung selbst.
- Zu viel Individualisierung. Jede Sonderlösung, die den Standard umgeht, kostet bei jedem Update erneut Geld. Passen Sie zuerst den Ablauf an und erst dann die Software.
- Die Werkstatt wird nicht einbezogen. Wenn die Planung das System nutzt und die Werkstatt weiter auf Papier arbeitet, stimmen Bestände und Fortschritt nie überein.
- Kein Verantwortlicher im Betrieb. Ein ERP-Projekt braucht eine Person im Unternehmen, die entscheidet, wie Prozesse künftig laufen. Das kann der Dienstleister nicht übernehmen.
Was kostet ein ERP-System für die Produktion?
Die Kosten setzen sich aus Lizenzen, Einführung, Betrieb und Ihrem eigenen Aufwand zusammen, und der letzte Posten wird am häufigsten unterschätzt. Eine Zahl können wir Ihnen erst nach einer Analyse nennen, die Bestandteile schon jetzt:
- Lizenzen, in der Regel pro Nutzer und Monat. Mitarbeiter, die nur an einem gemeinsamen Tablet zurückmelden, brauchen oft keinen eigenen Zugang.
- Einführung: Analyse Ihrer Abläufe, Einrichtung von Stücklisten, Arbeitsplätzen und Lagerorten, Übernahme von Artikeln und Beständen, Schulung.
- Betrieb: Hosting und laufende Betreuung nach dem Start.
- Eigener Aufwand: Stammdaten bereinigen, Prozesse festlegen, Mitarbeiter freistellen für Tests und Schulung.
Welche Kostenfaktoren bei einer Odoo-Einführung im Einzelnen zusammenkommen, lesen Sie auf unserer Seite zur Odoo-Implementierung für KMU.
Welche Rolle spielt KI im ERP eines Produktionsbetriebs?
KI hilft heute vor allem dort, wo Daten bereits im System liegen: bei der Bedarfsprognose aus den Verkaufszahlen der letzten Jahre, beim Auslesen von Lieferantenrechnungen und Lieferscheinen und bei der Prüfung von Fotos aus der Fertigung gegen den Sollzustand. Stillstände vorhersagen kann sie nur, wenn Ihre Maschinen Laufzeiten und Störungen melden und diese Daten im System ankommen. Wer kein ERP-System hat, hat für KI keine Grundlage, deshalb kommt sie im Projekt als zweiter Schritt. Was heute in Odoo möglich ist, zeigt unser Beitrag KI in Odoo: Wo sie Ihrem Unternehmen heute schon Arbeit abnimmt.
Wie läuft die Einführung ab?
Eine Einführung in einem Produktionsbetrieb beginnt mit Ihren Abläufen und Stammdaten. Die Software kommt danach. Wir nehmen auf, wie ein Auftrag heute durch Ihren Betrieb läuft, legen fest, wie er künftig laufen soll, und bauen die Stücklisten, Arbeitspläne und Lagerorte danach auf. Dann folgt ein Testlauf mit echten Aufträgen, die Schulung der Planung und der Werkstatt und der Umstieg zu einem Stichtag, meist zum Monats- oder Quartalsbeginn. Viele Betriebe starten mit Verkauf, Lager und Fertigung und nehmen Buchhaltung oder Qualität in einem zweiten Schritt dazu.
Häufige Fragen
Brauchen wir ein Branchen-ERP oder reicht ein Standardsystem?
Für die meisten Betriebe mit 10 bis 250 Mitarbeitern reicht ein Standardsystem, das Stücklisten, Fertigungsaufträge, Lager und Buchhaltung mitbringt. Ein Branchen-ERP lohnt sich, wenn Ihre Branche Abläufe hat, die ein Standardsystem nicht abbildet, etwa besondere Nachweispflichten oder Berechnungen. Prüfen Sie das an Ihren drei kompliziertesten Aufträgen statt an der Funktionsliste.
Wie lange dauert die Einführung in einem Produktionsbetrieb?
Das hängt von der Qualität Ihrer Stammdaten und vom Umfang ab. Die Aufbereitung von Stücklisten und Artikeln dauert in der Regel länger als die Einrichtung des Systems. Einen Zeitplan nennen wir Ihnen nach der Analyse.
Können wir mit einem Bereich anfangen?
Ja. Verkauf, Lager und Fertigung gehören zusammen und bilden einen sinnvollen ersten Schritt. Buchhaltung, Qualität oder Wartung lassen sich später ergänzen, ohne die Stammdaten neu anzulegen.
Was passiert mit unseren Stücklisten aus Excel?
Sie werden bereinigt und übernommen. Dabei fallen fast immer doppelte Artikel, veraltete Komponenten und fehlende Mengenangaben auf. Diese Arbeit vor dem Start erspart Ihnen Fehlplanungen nach dem Start.
Nächster Schritt
Ob Odoo zu Ihrer Art zu fertigen passt, klären wir in einem Erstgespräch. Wir gehen einen Ihrer Aufträge von der Anfrage bis zur Rechnung durch und zeigen Ihnen, wie er im System aussehen würde. Buchen Sie einen Termin für ein Erstgespräch oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Wie wir Odoo einführen, von der Analyse bis zum Go-live, beschreibt unsere Seite zur Odoo-Implementierung für KMU.