Ja, Ihr Steuerberater kann weiter mit DATEV arbeiten, auch wenn Ihre Buchhaltung in Odoo läuft. Odoo bringt mit der deutschen Lokalisierung einen DATEV-Export mit: Buchungen, Kunden- und Lieferantenkonten und die zugehörigen Belege gehen als Datenpaket an die Kanzlei, die alles in DATEV Rechnungswesen übernimmt. Für viele Geschäftsführer ist genau diese Frage der Knackpunkt bei der Entscheidung für ein neues ERP. Dieser Beitrag zeigt, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht, was die GoBD verlangen und was Sie vor der Umstellung mit Ihrer Kanzlei klären sollten.
Wer macht was: eine bewährte Aufgabenteilung
Mit Odoo ändert sich vor allem, wo welche Arbeit entsteht. Die laufenden Vorgänge erfassen Sie dort, wo sie passieren: Eine Ausgangsrechnung entsteht direkt aus dem Auftrag, eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail in Odoo an, Zahlungen gleichen Sie mit dem Bankkonto ab. Die Kanzlei bekommt saubere Daten und konzentriert sich auf Prüfung, Abschluss und Steuern.
| Im Unternehmen (Odoo) | In der Kanzlei (DATEV) |
|---|---|
| Angebote, Aufträge und Ausgangsrechnungen | Prüfung der übernommenen Buchungen |
| Eingangsrechnungen erfassen und freigeben | Abschlussbuchungen und Jahresabschluss |
| Bankabgleich, offene Posten, Mahnungen | Steuererklärungen und steuerliche Beratung |
| Monatlicher DATEV-Export an die Kanzlei | Je nach Absprache: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohn |
Wer die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibt, ist Verhandlungssache. Odoo kann die UStVA mit einem Zusatzmodul selbst über Elster an das Finanzamt übermitteln. Viele Unternehmen lassen das trotzdem weiter die Kanzlei erledigen. Beides funktioniert, entscheidend ist eine klare Absprache.
So kommen Buchungen und Belege zum Steuerberater
Der Export läuft aus dem Hauptbuch in Odoo und besteht aus zwei Paketen:
- DATEV DATA: eine ZIP-Datei mit allen Buchungen des gewählten Zeitraums sowie den Debitoren- und Kreditorenkonten. Ihre Kanzlei importiert sie in DATEV Rechnungswesen.
- DATEV ATCH: die Belege zu den Buchungen, also Rechnungs-PDFs und Scans. Sie werden über die DATEV-Software Belegtransfer hochgeladen. DATEV ordnet jeden Beleg automatisch der passenden Buchung zu.
Für Sie heißt das: Die Kanzlei sieht zu jeder Buchung den Originalbeleg, ohne dass jemand einen Ordner kopiert oder Belege einzeln nachreicht. Rückfragen wie „Wozu gehört diese Zahlung?“ werden seltener. Voraussetzung ist, dass Belege konsequent in Odoo landen: Ausgangsrechnungen verschicken Sie aus Odoo heraus, Eingangsrechnungen kommen über ein eigenes E-Mail-Postfach oder per Upload ins System.
Wie oft exportiert wird, legen Sie mit der Kanzlei fest. In der Praxis passt sich der Rhythmus meist an die Umsatzsteuer-Voranmeldung an, also monatlich oder quartalsweise.
Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04 vor dem Start festlegen
Odoo unterstützt beide gängigen Kontenrahmen, SKR03 und SKR04. Wichtig für die Planung: Der Kontenrahmen lässt sich nur wechseln, solange noch nichts gebucht wurde. Fragen Sie deshalb vor dem ersten Buchungssatz, mit welchem Kontenrahmen Ihre Kanzlei für Sie arbeitet, und richten Sie Odoo genau so ein. Wer das übersieht, muss im schlimmsten Fall eine neue Datenbank aufsetzen und alle Buchungen neu erfassen.
GoBD: Was Odoo übernimmt und was bei Ihnen bleibt
Foto: Pavel Danilyuk / Pexels
Die GoBD regeln, wie Bücher und Belege elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Sie gelten für jedes buchführungspflichtige Unternehmen, auch für kleine. Odoo gibt in seiner Dokumentation an, GoBD-konform zertifiziert zu sein, und liefert dafür die nötigen Funktionen:
- Mit der deutschen Lokalisierung ist das Änderungsprotokoll (Audit Trail) standardmäßig aktiv.
- Endgültig gebuchte Einträge lassen sich in der Anwendung weder ändern noch löschen.
- Rechnungsnummern laufen lückenlos, und Odoo hält fest, wer welchen Datensatz wann angelegt oder geändert hat.
- Für eine Betriebsprüfung exportieren Sie die Finanzdaten als CSV oder Excel.
Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Unternehmen. Software liefert die Werkzeuge, ordnungsgemäß wird die Buchführung erst durch Ihre Abläufe. Dazu gehören sinnvolle Zugriffsrechte, eine Trennung von Erfassen und Freigeben, die vollständige und zeitnahe Erfassung aller Eingangsrechnungen und eine Verfahrensdokumentation. Läuft Odoo auf einem eigenen Server, kümmern Sie sich außerdem selbst um Backups, denn manche Unterlagen müssen zehn Jahre und länger verfügbar bleiben.
Ein typisches Szenario
Das folgende Beispiel ist ein konstruiertes, aber typisches Szenario und beschreibt keinen konkreten Kunden. Ein Großhändler mit rund 25 Mitarbeitenden schreibt Rechnungen bisher in einer Branchensoftware, sammelt Eingangsrechnungen in einem Pendelordner und bringt ihn einmal im Monat zur Kanzlei. Dort werden die Belege gescannt und gebucht. Bis die betriebswirtschaftliche Auswertung vorliegt, vergehen oft Wochen.
Mit Odoo entstehen die Ausgangsrechnungen direkt aus den Aufträgen. Lieferanten schicken ihre Rechnungen an ein Postfach, das Odoo ausliest, und die Buchhaltung gibt sie nach Prüfung frei. Zum Monatsende geht der DATEV-Export mit Buchungen und Belegen an die Kanzlei. Der Pendelordner entfällt, die Kanzlei bucht weniger nach, und die Geschäftsführung sieht offene Posten und Liquidität jederzeit im System statt erst mit der Monatsauswertung.
Checkliste vor der Umstellung
- Kanzlei früh einbinden. Klären Sie Kontenrahmen, Export-Rhythmus und wer die UStVA abgibt, bevor Sie Odoo einrichten.
- Stichtag wählen. Ein Wechsel zum Geschäftsjahres- oder Quartalsbeginn hält die Übergabe übersichtlich.
- Anfangsbestände übernehmen. Eröffnungssalden und offene Posten müssen mit den Zahlen der Kanzlei übereinstimmen.
- Testexport machen. Exportieren Sie einen Monat probeweise und lassen Sie die Kanzlei den Import prüfen, vor allem die Steuerschlüssel.
- E-Rechnung mitdenken. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt schrittweise. Wie Odoo damit umgeht, lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnung in Odoo: XRechnung und ZUGFeRD rechtzeitig einrichten.
Häufige Fragen
Muss mein Steuerberater Odoo kennen?
Nein. Die Kanzlei arbeitet weiter in DATEV und importiert die Daten aus Odoo. Hilfreich ist, wenn sie vor dem Start einen Testexport prüft.
Kann Odoo die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst abgeben?
Ja, mit dem Modul für die Elster-Übermittlung. Dafür müssen Umsatzsteuer-ID und Steuernummer im Unternehmensdatensatz hinterlegt sein. Ob Sie das nutzen oder die Kanzlei meldet, entscheiden Sie gemeinsam.
Ist Odoo GoBD-konform?
Odoo gibt an, GoBD-konform zertifiziert zu sein, und sperrt gebuchte Einträge gegen Änderungen. Ordnungsgemäß wird Ihre Buchführung aber erst mit passenden internen Abläufen und einer Verfahrensdokumentation.
Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?
Der beschriebene DATEV-Export gehört zur deutschen Lokalisierung. Für Österreich und die Schweiz bringt Odoo eigene Lokalisierungen mit. Wie die Übergabe an Ihre Treuhand oder Steuerberatung dort aussieht, besprechen wir gern im Einzelfall.
Wie Alwinen Sie unterstützt
Wir richten Odoo Buchhaltung für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ein und stimmen Kontenrahmen, Steuern und den DATEV-Export direkt mit Ihrer Kanzlei ab. Wenn Sie Odoo insgesamt einführen, begleiten wir Sie von der Analyse bis zum Go-live, mehr dazu auf unserer Seite zur Odoo-Implementierung für KMU. Nach dem Start bleiben wir mit Support und Betrieb an Ihrer Seite. Einen Überblick gibt es unter Unsere Leistungen.
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