KI im Unternehmen: den passenden Einstieg finden
Ihr Team überträgt Daten aus Belegen, sortiert Kundenanfragen und sucht Informationen für Angebote zusammen. Das kostet Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Alwinen prüft mit Ihnen, bei welchen dieser Aufgaben KI sinnvoll helfen kann. Für einen geeigneten ersten Anwendungsfall klären wir Umfang, Aufwand und Kosten, bevor Sie die Umsetzung beauftragen.
Wo KI in einem mittelständischen Betrieb helfen kann
KI kann helfen, Texte und Dokumente auszuwerten oder Antworten vorzubereiten. Ob dafür KI nötig ist oder eine einfache Automatisierung genügt, hängt von der Aufgabe ab. Die folgenden Beispiele zeigen mögliche Einsatzbereiche.
Daten aus Eingangsrechnungen und Lieferscheinen übernehmen
Aus PDF-Dateien oder Scans lassen sich Angaben wie Lieferant, Betrag und Bestellnummer für die weitere Bearbeitung übernehmen. Ihre Mitarbeitenden prüfen die erfassten Werte und klären Abweichungen. Ob auch Buchungsvorschläge sinnvoll sind, hängt von Ihren Abläufen und der eingesetzten Software ab.
Kunden- und Serviceanfragen vorsortieren
Ein Assistent kann E-Mails nach Anliegen und Dringlichkeit ordnen, dem zuständigen Team zuweisen und Antwortentwürfe vorbereiten. Ihr Team prüft die Antwort vor dem Versand. Ob klar abgegrenzte Standardfragen später automatisch beantwortet werden dürfen, legen Sie für den jeweiligen Fall fest.
Angebotsentwürfe aus Kundenanfragen vorbereiten
Ein Assistent kann Angaben aus einer Kundenanfrage übernehmen und passende Artikel aus Ihren freigegebenen Produktdaten vorschlagen. Ihr Vertrieb prüft Auswahl, Preise und Mengen, ergänzt fehlende Angaben und versendet das Angebot.
Verkaufsdaten gezielt auswerten
Ein Assistent kann Fragen wie „Welche Kunden haben im letzten Quartal weniger bestellt als im Vorjahresquartal?“ anhand freigegebener Verkaufsdaten auswerten. Dabei bleiben Zeitraum, Datenquelle und Berechnung nachvollziehbar, damit Sie das Ergebnis prüfen können.
Informationen in Unternehmensunterlagen schneller finden
Produktdatenblätter, Arbeitsanweisungen und Serviceberichte liegen oft an verschiedenen Stellen. Ein Assistent kann passende Informationen zusammenstellen und auf die verwendeten Dokumente verweisen. Dabei wird berücksichtigt, welche Unterlagen die jeweilige Person sehen darf.
Woran Sie erkennen, ob sich der Einsatz lohnt
Entscheidend ist, ob Ihr Team für dieselbe Aufgabe weniger Zeit benötigt und die Ergebnisse verlässlich bleiben. Bei Belegen lässt sich zum Beispiel die Bearbeitungszeit vergleichen, bei Kundenanfragen die Zeit bis zur geprüften Antwort. Für den ersten Anwendungsfall legen wir mit Ihnen eine Ausgangslage und ein überprüfbares Ziel fest.
Wann ein erster Anwendungsfall sinnvoll ist
Ein guter Ausgangspunkt sind wiederkehrende Aufgaben mit klaren Abläufen und überprüfbaren Ergebnissen. Die benötigten Daten müssen verfügbar sein, und im Fachbereich braucht es eine Person, die Beispiele und Ergebnisse beurteilen kann. Eine eigene IT-Abteilung ist dafür nicht zwingend erforderlich.
Sind Zuständigkeiten unklar oder Unterlagen noch nicht ausreichend aufbereitet, steht zunächst diese Vorarbeit an. Im Erstgespräch klären wir, ob ein KI-Projekt bereits sinnvoll ist und welche Voraussetzungen noch fehlen.
So gehen wir vor
1. Kostenloses Online-Erstgespräch
Für das Gespräch ist eine Stunde vorgesehen. Sie schildern eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Betrieb. Wir besprechen, welche Unterstützung durch KI sinnvoll erscheint und was vor einer Umsetzung noch geklärt werden muss.
2. Aufgabe und Umfang klären
Gemeinsam mit dem Fachbereich vergleichen wir den erwarteten Nutzen, den Umsetzungsaufwand und die verfügbaren Daten. Dafür brauchen wir eine Person, die den Ablauf kennt, geeignete Beispiele und bei Bedarf Unterstützung durch Ihre IT. Ziel, Umfang, Erfolgskriterien und Kosten halten wir vor der Umsetzung schriftlich fest. Wer teilnehmen sollte und wie viel Zeit dafür nötig ist, stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
3. Einen abgegrenzten Anwendungsfall erproben
Wir setzen die vereinbarte Lösung um und prüfen sie zunächst mit ausgewählten Beispielen. Vor dem Einsatz im Alltag legen wir fest, wer Ergebnisse freigibt und wie Ausnahmen bearbeitet werden. Anschließend vergleichen wir Aufwand und Qualität mit der Ausgangslage. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, ob sich ein weiterer Ausbau lohnt.
4. Betrieb und Zuständigkeiten vereinbaren
Wenn sich die Lösung bewährt, besprechen wir mögliche nächste Schritte. Für den laufenden Betrieb legen wir fest, wer Fehler bearbeitet, Änderungen prüft und die Kosten im Blick behält. Wie Wartung und Support organisiert werden, vereinbaren wir gesondert mit Ihnen.
Wovon die Kosten abhängen
Entscheidend sind der Umfang der Aufgabe, der Zustand Ihrer Daten und die Anbindung an vorhandene Software. Hinzu kommen gegebenenfalls laufende Kosten für KI-Dienste, Hosting sowie Wartung und Support. Ob zusätzliche Softwarelizenzen nötig sind, klären wir vorab. Im Angebot weisen wir einmalige und laufende Kosten sowie enthaltene Leistungen getrennt aus.
Welche Daten verarbeitet werden dürfen
Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten die Anwendung benötigt, wo sie verarbeitet werden und wer darauf zugreifen darf. Dazu gehören auch Fragen zur Speicherung, zu Unterauftragnehmern und zu einer möglichen Nutzung der Daten für das Training. Die vereinbarte Verarbeitung und die erforderlichen Verträge müssen vor dem Einsatz mit Unternehmensdaten feststehen.
Wie sich Ihre vorhandene Software einbinden lässt
Wir prüfen, welche Daten Ihre vorhandene Software bereitstellen kann und wie sich die Lösung in den Arbeitsablauf einfügt. Aufwand und Möglichkeiten hängen vom jeweiligen System und den benötigten Zugriffsrechten ab. Wenn Sie Odoo einsetzen, finden Sie auf unserer Seite KI in Odoo Beispiele für mögliche Anwendungen.
Wer Ergebnisse prüft und freigibt
Für jeden Anwendungsfall legen wir fest, welche Ergebnisse geprüft werden müssen und welche Schritte automatisch laufen dürfen. Bei Buchungsvorschlägen, Angeboten und Kundenantworten sind klare Freigaben und Zuständigkeiten Teil der Umsetzung.
Warum Alwinen
Alwinen GmbH ist ein Odoo-Partner aus Frankfurt am Main und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung, Anpassung und Betreuung von Odoo. Bei KI-Projekten prüfen wir, wie sich eine Anwendung in die vorhandenen Abläufe und Systeme einfügt. Wir betreuen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Häufige Fragen zu KI im Unternehmen
Brauchen wir Odoo, um mit Ihnen KI einzuführen?
Nein. Entscheidend sind die Aufgabe und die Daten, die dafür benötigt werden. Wir prüfen die Umsetzung mit Ihrer vorhandenen Software. Wenn Sie Odoo einsetzen, berücksichtigen wir die dort bereits verfügbaren Möglichkeiten.
Was kostet der Einstieg?
Das hängt vor allem vom Umfang der Aufgabe, der Aufbereitung Ihrer Daten und den nötigen Verbindungen zu vorhandener Software ab. Vor der Beauftragung klären wir die einmaligen und laufenden Kosten.
Wie lange dauert es, bis wir etwas sehen?
Das hängt davon ab, wie klar die Aufgabe abgegrenzt ist und ob Daten und Zugänge verfügbar sind. Nach der Klärung des Umfangs nennen wir Ihnen einen Zeitplan für den ersten Test und die anschließende Erprobung.
Was passiert mit unseren Daten?
Das wird für den jeweiligen Anwendungsfall festgelegt. Vor der Umsetzung klären wir den Anbieter, den Verarbeitungsort, die Zugriffsrechte und die vereinbarten Speicherfristen. Eine Nutzung Ihrer Daten für das Training wird dabei ausdrücklich geprüft.
Ersetzt KI Mitarbeitende?
KI kann einzelne Aufgaben übernehmen und Rollen verändern. Für einen ersten Anwendungsfall klären wir deshalb, welche Arbeit entfallen soll und welche Prüfung oder Entscheidung weiterhin beim Team liegt. Über die personelle Organisation entscheidet Ihr Unternehmen.
Besprechen wir eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Betrieb
Im kostenlosen Online-Erstgespräch schildern Sie, wo heute Zeit verloren geht. Wir besprechen, ob KI dafür geeignet erscheint und welche Informationen für den nächsten Schritt noch fehlen. Für den Termin ist eine Stunde vorgesehen.
Mehr zum Thema: KI in Odoo: Wo sie Ihrem Unternehmen heute schon Arbeit abnimmt und Odoo einführen mit Alwinen.