Eine Pauschale von 40 Euro kann ein Unternehmen nach § 288 Abs. 5 BGB von jedem Geschäftskunden verlangen, der mit einer Zahlung in Verzug ist, zusätzlich zu Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Verlangen lässt sich beides nur, wenn klar ist, seit wann der Kunde in Verzug ist. In Odoo ergibt sich das aus drei Dingen: der Zahlungsbedingung, dem Fälligkeitsdatum auf der Rechnung und den Mahnstufen. Wer diese drei bis Mitte Dezember sauber einstellt, kann die Rechnungen aus dem Jahresendgeschäft im Januar mit einem geordneten Mahnlauf nachfassen, statt Kunde für Kunde per Hand.
Die Abläufe unten folgen der Odoo-20-Dokumentation zu Zahlungserinnerungen. Dort sind die Menüs englisch benannt, deshalb stehen die Originalbezeichnungen in Klammern.
Verzug, Zinsen und Pauschale im Wortlaut
„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.“
„Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro.“
Für die Mahnstufen in Odoo folgt daraus:
Ein Geschäftskunde ist spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Eine Mahnung, die nach Fälligkeit beim Kunden ankommt, setzt den Verzug nach § 286 Abs. 1 BGB schon früher in Gang.
Bei Privatkunden greift die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Die 40-Euro-Pauschale gibt es bei ihnen nicht, und der Zinssatz liegt nach § 288 Abs. 1 BGB bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Für Kunden mit Sitz in Österreich oder in der Schweiz gilt deren eigenes Recht. Mahntexte, die BGB-Paragrafen nennen, gehören nicht an diese Kunden.
Wir raten davon ab, Zinsen und Pauschale schon in der ersten Erinnerung anzukündigen. Sieben Tage nach Fälligkeit steckt hinter einer offenen Rechnung mitunter eine Zahlung, die auf Ihrem Konto eingegangen, in Odoo aber noch keiner Rechnung zugeordnet ist. Ein freundlicher Hinweis kostet dann nichts, eine angedrohte Pauschale schon.
Bevor die erste Erinnerung rausgeht
Bankabgleich auf aktuellem Stand. Die Odoo-Dokumentation empfiehlt ausdrücklich, alle Banktransaktionen abzugleichen, bevor Mahnungen verschickt werden. Sonst erinnert Odoo an Rechnungen, die längst bezahlt sind.
Zahlungsbedingungen an Kunde und Rechnung. Aus der Zahlungsbedingung berechnet Odoo das Fälligkeitsdatum, und erst ab diesem Datum zählen die Tage der Mahnstufen. Für Privatkunden bietet sich eine eigene Zahlungsbedingung an, deren Text auf der Rechnung den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB enthält.
Der richtige Empfänger. Odoo nimmt die Kontaktdaten von der Rechnung oder aus dem Kontakt. Wenn beim Kunden die Buchhaltung zuständig ist, sollte deren Adresse als Rechnungskontakt hinterlegt sein, nicht die des Einkäufers.
Funktionierender Mailversand. Wer über einen eigenen Microsoft-365-Postausgang versendet, sollte vorher prüfen, ob dieser nach der SMTP-Umstellung Ende Dezember noch funktioniert. Sonst bleiben im Januar ausgerechnet die Mahnungen hängen.
Guthaben für Brief, SMS und WhatsApp. Brief, SMS und WhatsApp laufen in Odoo über In-App-Käufe (IAP) und brauchen Guthaben. E-Mail kostet nichts extra.
Wer ab Januar Inlandsrechnungen als E-Rechnung ausstellen muss, braucht für das Mahnwesen nichts umzustellen. Odoo mahnt offene Posten, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung beim Kunden angekommen ist.
Mahnstufen in Odoo 20 Schritt für Schritt
Stufen und Tage festlegen. In der Konfiguration der Buchhaltung (Accounting › Configuration › Follow-up Levels) liefert Odoo bereits einige Mahnstufen mit. Jede Stufe hat eine Bezeichnung und eine Zahl von Tagen nach Fälligkeit. Eine negative Zahl erzeugt eine Erinnerung vor dem Fälligkeitstag, etwa für große Einzelrechnungen.
Weg und Vorlage je Stufe wählen. Im Reiter Notification legen Sie fest, ob die Stufe eine E-Mail, eine SMS, eine WhatsApp-Nachricht oder einen Brief verschickt, und welche Inhaltsvorlage sie nutzt. Mit der Option Attach Invoices gehen die überfälligen Rechnungen gleich mit.
Rückruf statt vierter E-Mail. Im Reiter Activity plant Odoo beim Erreichen einer Stufe automatisch eine Aufgabe für eine verantwortliche Person, zum Beispiel einen Anruf beim Kunden.
Automatisch oder von Hand, je Kunde. Mit der Option Automatic verschickt Odoo eine Stufe selbst. Am Kunden lässt sich im Reiter Buchhaltung trotzdem einstellen, ob Erinnerungen automatisch oder manuell laufen, wer zuständig ist und wann die nächste Erinnerung fällig wird. Dieses Datum können Sie verschieben, wenn der Kunde am Telefon eine Zahlung zugesagt hat.
Den Mahnlauf starten. Unter Accounting › Customers › Customers filtern Sie auf Kunden, bei denen eine Mahnung ansteht (Requires Follow-up), wechseln in die Listenansicht, markieren die Kunden und wählen unter Actions den Eintrag Process Follow-ups. Jede verschickte Erinnerung landet im Verlauf des Kunden. So ist später nachvollziehbar, wann welche Mahnung rausging.
Als Ausgangspunkt schlagen wir vier Stufen vor. Das ist unsere Empfehlung, kein Odoo-Standard, und die Tage passen Sie an Ihre Zahlungsziele an.
| Tage nach Fälligkeit | Weg | Inhalt |
|---|---|---|
| −3 | E-Mail, nur bei großen Beträgen | Hinweis auf das Zahlungsziel, Rechnung im Anhang |
| 7 | E-Mail, automatisch | Freundliche Zahlungserinnerung mit Bankverbindung |
| 21 | E-Mail und Aufgabe „Kunde anrufen“ | Mahnung mit neuer Frist von zehn Tagen |
| 35 | Brief und E-Mail, manuell freigegeben | Letzte Mahnung; bei Geschäftskunden Hinweis auf Verzugszinsen und Pauschale nach § 288 BGB |
Die letzte Stufe liegt mit Absicht hinter der 30-Tage-Grenze aus § 286 Abs. 3 BGB und wird von Hand freigegeben, weil sie Geld kostet und den Ton der Kundenbeziehung ändert.
Mahnstufen gemeinsam in Odoo einrichten
Wo Mahnläufe in der Praxis hängen bleiben
Bezahlte Rechnungen in der Mahnung. Erinnert Odoo an eine Rechnung, die der Kunde schon bezahlt hat, fehlt in aller Regel der Bankabgleich. Wenn die Bankanbindung in Odoo läuft, gleichen Sie am Morgen des Mahnlaufs ab und starten erst danach.
Skontoreste. Zieht ein Kunde Skonto nach Ablauf der Frist ab, bleibt ein kleiner Restbetrag offen und taucht in der nächsten Erinnerung auf. Legen Sie vorher fest, ab welchem Betrag Sie nachfordern und welche Reste Sie ausbuchen, und klären Sie die Buchung mit Ihrer Kanzlei, wenn der Abschluss über DATEV läuft.
Reklamierte Rechnungen. Solange eine Reklamation offen ist, soll keine automatische Mahnung rausgehen. Stellen Sie den Kunden auf manuelle Erinnerungen oder schieben Sie das Datum der nächsten Erinnerung, und schreiben Sie den Grund in den Verlauf. Dann weiß auch die Kollegin in der Urlaubsvertretung Bescheid.
Zinsen und Pauschale rechnen sich nicht von selbst. Die Odoo-20-Dokumentation zu Zahlungserinnerungen beschreibt keine automatische Berechnung von Verzugszinsen oder der 40-Euro-Pauschale. Wer beides verlangt, stellt es bisher als eigene Rechnung. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli.
Wer Odoo Buchhaltung noch nicht im Einsatz hat, findet auf unserer Seite zu Odoo Buchhaltung und Odoo Rechnungsstellung den Funktionsumfang im Überblick.
Der erste Handgriff am Montag
Öffnen Sie in Odoo die Kundenrechnungen (Accounting › Customers › Invoices), filtern Sie auf Overdue und sortieren Sie nach Fälligkeitsdatum. Nehmen Sie die zehn ältesten Rechnungen und halten Sie sie gegen die Kontoauszüge der letzten vier Wochen. Jede Rechnung, die bezahlt ist und in Odoo trotzdem offen steht, zeigt eine Lücke im Bankabgleich. Erst wenn diese Stichprobe ohne Treffer bleibt, schalten Sie die erste Mahnstufe auf automatisch.
Quellen: §§ 286, 288 BGB auf gesetze-im-internet.de; Odoo-Dokumentation 20.0 „Follow-up on invoices“ und „Payment terms and installment plans“. Stand: 13. November 2026.