Bei einem ERP-Wechsel zu Odoo übernehmen Sie in der Regel nicht alles, sondern drei Dinge: saubere Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel), die offenen Vorgänge zum Stichtag und die Anfangssalden der Buchhaltung. Die abgeschlossene Historie bleibt meist im Altsystem oder in einem Archiv, wo sie für Steuerberater und Betriebsprüfung auswertbar bleibt. Für das Gelingen zählen vor allem drei Fragen: Wie gut sind Ihre Daten, wann ist der Stichtag, und wer im Haus prüft die Ergebnisse? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Datenübernahme planen und welche Fehler Sie vermeiden.
Warum Unternehmen das ERP-System wechseln
Die Anlässe ähneln sich: Der Hersteller stellt die alte Version ein, Lizenz- und Wartungskosten steigen, oder das Unternehmen ist gewachsen und arbeitet längst mit Excel-Listen neben dem System. Häufig kommt ein konkreter Termin dazu, etwa die Pflicht zur E-Rechnung, die das Altsystem nicht mehr abbildet. Was die Pflicht für Ihre Rechnungen bedeutet, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung in Odoo.
Wer noch vergleicht, findet in unserem Ratgeber Welche ERP-Systeme gibt es? einen Überblick. Dieser Beitrag setzt dort an, wo die Entscheidung für Odoo gefallen ist.
Welche Daten Sie übernehmen sollten
Der häufigste Planungsfehler ist der Wunsch, alle Daten der letzten zehn Jahre ins neue System zu holen. Das kostet Zeit und Geld, und alte Fehler wandern mit. Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Gruppen:
1. Stammdaten: vollständig, aber bereinigt
Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Artikel mit Einheiten und Preisen, Bankverbindungen, Zahlungsbedingungen. Diese Daten nutzen Sie ab dem ersten Tag. Übernehmen Sie nur, was noch aktiv ist: einen Kunden, der seit fünf Jahren nichts bestellt hat, brauchen Sie im neuen CRM meist nicht.
2. Offene Vorgänge zum Stichtag
Offene Angebote und Aufträge, noch nicht gelieferte Bestellungen, offene Rechnungen und Lieferantenrechnungen, laufende Verträge und Abonnements. Diese Vorgänge müssen im neuen System weiterlaufen. Sie werden zum Stichtag einzeln übernommen, damit Mahnungen, Zahlungsabgleich und Lieferungen in Odoo funktionieren.
3. Bestände und Salden
Der Lagerbestand je Artikel und Lagerort sowie die Eröffnungssalden der Sachkonten. In der Odoo Buchhaltung buchen Sie die Salden als Eröffnungsbuchung. Ihr Steuerberater sollte sie gegen die Bilanz oder die Summen- und Saldenliste des Altsystems abstimmen.
Abgeschlossene Aufträge und Rechnungen der Vorjahre übernehmen viele Unternehmen gar nicht oder nur als Auswertung, etwa als Umsatz je Kunde für den Vertrieb.
Daten bereinigen, bevor sie umziehen
Ein neues System macht schlechte Daten sichtbar. Doppelte Kunden, Artikel ohne Einheit, veraltete Preise oder Lieferanten mit drei Schreibweisen fallen beim Import sofort auf. Planen Sie die Bereinigung als eigenen Arbeitsschritt ein, und zwar mit den Leuten, die die Daten täglich nutzen:
- Der Vertrieb entscheidet, welche Kunden und Ansprechpartner aktiv sind.
- Einkauf und Lager prüfen Artikel, Einheiten, Lieferanten und Mindestbestände.
- Die Buchhaltung prüft Debitoren- und Kreditorennummern, Steuerschlüssel und Zahlungsbedingungen.
Wie viel Aufwand das ist, hängt stark vom Altsystem ab. Wer heute schon mit Listen außerhalb des ERP arbeitet, sollte mehr Zeit einplanen. Am Beispiel Lager zeigt das der Beitrag Lagerverwaltung im Mittelstand.
Den Stichtag richtig wählen
Viele Unternehmen stellen die Buchhaltung zum Beginn eines Geschäftsjahres um. Dann ist das alte Jahr vollständig im Altsystem, das neue vollständig in Odoo, und der Jahresabschluss bleibt in einer Hand. Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich, verlangt aber eine saubere Übergabe der Salden zum Monatsende und mehr Abstimmung mit dem Steuerberater.
Für Vertrieb, Einkauf und Lager zählt der Stichtag ebenso. Ein ruhiger Zeitraum ohne Saisongeschäft, Inventur oder Urlaubszeit nimmt Druck aus dem Projekt. Der Stichtag sollte feststehen, bevor die Testläufe beginnen.
Was mit den alten Daten passiert: Aufbewahrung und GoBD
Steuerlich relevante Daten müssen Sie aufbewahren, auch wenn Sie das System wechseln. Nach § 147 der Abgabenordnung gelten für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. In dieser Zeit muss die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung auf die Daten zugreifen und sie auswerten können. Ein Ordner mit PDF-Ausdrucken reicht dafür in der Regel nicht.
Übliche Lösungen sind ein Altsystem, das im Lesemodus weiterläuft, oder ein auswertbarer Datenexport in ein Archiv. Welche Variante für Sie passt und wie lange das Altsystem laufen muss, entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Wie Odoo danach mit der Kanzlei zusammenarbeitet, beschreibt der Beitrag Odoo und DATEV.
Ein typisches Szenario aus dem Handel
Das folgende Beispiel ist ein typisches Szenario, kein Kundenprojekt. Ein Handelsunternehmen mit 40 Mitarbeitenden arbeitet seit zwölf Jahren mit einer Branchensoftware, deren Hersteller den Support beendet. Die Buchhaltung macht ein externes Steuerbüro.
- Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen wo, welche Listen gibt es außerhalb des Systems, welche Abläufe sollen sich ändern?
- Bereinigung: Von rund 6.000 Kundenkonten sind 1.800 in den letzten drei Jahren aktiv. Nur diese werden übernommen.
- Testimport: Stammdaten und offene Posten werden zweimal in eine Testdatenbank geladen. Vertrieb und Buchhaltung prüfen Stichproben, das Steuerbüro stimmt die Salden ab.
- Umstellung: Zum 1. Januar werden Bestände und offene Posten final übernommen. Das Altsystem bleibt im Lesemodus für Rückfragen und Prüfungen.
Häufige Fehler bei der Datenmigration
- Zu spät mit den Daten anfangen: Die Bereinigung beginnt erst, wenn das neue System eingerichtet ist. Dann drängt der Stichtag.
- Kein Testimport: Fehler zeigen sich erst im Live-Betrieb, etwa falsche Steuersätze auf Rechnungen.
- Niemand aus dem Fachbereich prüft: Die IT lädt die Daten, aber niemand aus Vertrieb oder Buchhaltung kontrolliert, ob sie stimmen.
- Das Altsystem wird zu früh abgeschaltet: Später fehlt der Zugriff auf Daten, die für eine Prüfung oder eine Reklamation gebraucht werden.
- Alte Abläufe werden kopiert: Jede Sonderlösung des Altsystems wird nachgebaut, statt zu prüfen, ob der Odoo-Standard sie überflüssig macht.
Wie Alwinen Sie beim Wechsel unterstützt
Alwinen ist Odoo-Partner in Frankfurt am Main und betreut Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wir klären mit Ihnen, welche Daten mitkommen, bereiten Vorlagen für die Bereinigung vor, führen Testimporte durch und stimmen die Salden mit Ihrem Steuerberater ab. Wo Ihre Abläufe mehr brauchen als den Standard, entwickeln wir eigene Odoo-Module. Den Ablauf eines Einführungsprojekts beschreibt die Seite Odoo-Implementierung für KMU. Ob Odoo Online, Odoo.sh oder ein eigener Server für Sie passt, lesen Sie im Beitrag Welches Hosting passt. Alle Leistungen finden Sie unter Unsere Leistungen.
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Häufige Fragen zum ERP-Wechsel zu Odoo
Wie lange dauert ein Wechsel zu Odoo?
Das hängt vom Umfang ab: Anzahl der Apps, Qualität der Daten, Anzahl der Schnittstellen. Ein kleines Unternehmen mit Vertrieb und Buchhaltung braucht deutlich weniger Zeit als ein Produktionsbetrieb mit mehreren Lagern. Eine belastbare Schätzung gibt es nach der Bestandsaufnahme.
Müssen wir alle alten Rechnungen nach Odoo übernehmen?
Nein. Übernommen werden meist nur offene Posten. Abgeschlossene Rechnungen bleiben im Altsystem oder Archiv, wo sie für die Dauer der Aufbewahrungsfristen auswertbar bleiben müssen.
Können wir das Altsystem sofort abschalten?
Meist nicht. Steuerlich relevante Daten müssen bis zu zehn Jahre auswertbar bleiben. Ob ein Archivexport reicht oder das Altsystem im Lesemodus weiterläuft, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Welcher Stichtag ist für die Umstellung am besten?
Für die Buchhaltung ist der Beginn des Geschäftsjahres am einfachsten. Für Vertrieb und Lager zählt ein ruhiger Zeitraum ohne Saisongeschäft oder Inventur.
Quellen: § 147 AO (Aufbewahrungsfristen, Datenzugriff); Odoo-Dokumentation, Daten importieren und exportieren. Stand: Oktober 2026.