Wer im Betrieb ChatGPT, Microsoft Copilot oder KI-Funktionen in Odoo nutzt, ist nach der EU-KI-Verordnung (AI Act) in aller Regel „Betreiber“ eines KI-Systems. Für Betreiber zählen heute drei Dinge: Sie fördern die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden, die mit KI arbeiten (gilt seit 2. Februar 2025). Sie machen kenntlich, wo Menschen mit einem Chatbot sprechen oder auf täuschend echte KI-Inhalte treffen (seit 2. August 2026). Und Sie prüfen, ob ein geplanter Einsatz in einen Hochrisiko-Bereich fällt, für den ab 2. Dezember 2027 strenge Regeln gelten. Dieser Beitrag erklärt für Geschäftsführer und Bereichsleiter, was sich durch den KI-Omnibus 2026 geändert hat und welche Schritte Sie jetzt gehen sollten. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Was hat sich 2026 bei der KI-Verordnung geändert?
Am 27. Juli 2026 ist der sogenannte KI-Omnibus in Kraft getreten, die Verordnung (EU) 2026/1744. Sie ändert die KI-Verordnung an mehreren Stellen, die für mittelständische Unternehmen relevant sind:
- Hochrisiko-KI später: Die Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, etwa in Personalwesen, Bildung oder kritischer Infrastruktur, gelten ab 2. Dezember 2027 statt ab August 2026. Für KI in regulierten Produkten wie Maschinen gilt der 2. August 2028.
- KI-Kompetenz entschärft: Unternehmen müssen die KI-Kompetenz ihres Personals weiterhin fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen sie für niemanden garantieren.
- Erleichterungen für mehr Unternehmen: Vereinfachungen, die bisher nur für KMU galten, kommen nun auch kleinen Midcap-Unternehmen zugute.
Unverändert geblieben ist der Termin für die Transparenzpflichten. Sie gelten seit dem 2. August 2026, und seit diesem Tag können die Aufsichtsbehörden auch die Verbote und die Transparenzregeln durchsetzen.
Ist Ihr Unternehmen von der KI-Verordnung betroffen?
Ja, sobald Ihre Mitarbeitenden KI-Systeme beruflich einsetzen. Die Verordnung unterscheidet zwei Rollen:
- Anbieter entwickeln ein KI-System oder bringen es unter eigenem Namen auf den Markt. Für sie gelten die meisten Pflichten.
- Betreiber setzen ein KI-System in eigener Verantwortung ein. Dazu gehört der Vertrieb, der Angebotstexte mit ChatGPT entwirft, die Buchhaltung, die Eingangsrechnungen per KI in Odoo erfassen lässt, und das Unternehmen, das auf seiner Website einen KI-Chat anbietet.
Die meisten Betriebe im DACH-Raum sind Betreiber. Für Unternehmen in der Schweiz gilt die Verordnung, wenn sie KI-Systeme in der EU anbieten oder die Ergebnisse ihrer KI in der EU verwendet werden.
Pflicht 1: KI-Kompetenz im Team aufbauen
Artikel 4 verlangt, dass Sie Maßnahmen ergreifen, damit die Menschen, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, die Systeme sachkundig nutzen. Das gilt für jedes KI-Tool, unabhängig vom Risiko. Wie Sie das umsetzen, lässt die Verordnung offen. Sie soll zum Wissensstand der Mitarbeitenden und zum Einsatzzweck passen. Praktisch heißt das:
- Sie wissen, welche KI-Tools im Unternehmen tatsächlich genutzt werden, auch die, die Mitarbeitende privat mitgebracht haben.
- Jede Rolle bekommt eine kurze Einweisung, die zu ihrer Arbeit passt. Die Buchhaltung lernt, KI-Vorschläge für Buchungen zu prüfen, der Vertrieb, keine Kundendaten in öffentliche Chatbots zu kopieren.
- Eine interne KI-Richtlinie legt fest, welche Daten in welches Tool dürfen und wer KI-Ergebnisse freigibt.
- Sie halten fest, wer wann geschult wurde. Die Verordnung verlangt kein Zertifikat, aber eine Dokumentation hilft Ihnen, wenn eine Behörde oder ein Kunde nachfragt.
Schulungen lohnen sich auch unabhängig von der Pflicht. Ein Angebot mit falschem Preis oder eine falsch kontierte Rechnung fällt nur auf, wenn jemand weiß, wo KI typischerweise danebenliegt.
Pflicht 2: Chatbots und KI-Inhalte kenntlich machen
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Für einen typischen Mittelständler sind zwei Punkte relevant:
KI-Chat auf der Website oder im Kundenservice
Wer mit Ihrem Unternehmen chattet, muss spätestens bei der ersten Nachricht klar erkennen können, dass ihm eine KI antwortet. Ein Hinweis in den AGB oder im Impressum reicht dafür nicht. Formal liegt diese Pflicht beim Anbieter des Chat-Systems. Sie als Betreiber sollten trotzdem prüfen, ob der Hinweis in Ihrem Chat-Fenster sichtbar erscheint, etwa wenn Sie den Live-Chat in Odoo mit KI-Antworten nutzen.
Täuschend echte Bilder, Videos und Texte
Betreiber müssen offenlegen, wenn sie mit KI Bilder, Videos oder Tonaufnahmen erzeugen, die echten Personen, Orten oder Ereignissen täuschend ähnlich sehen (sogenannte Deepfakes). Dasselbe gilt für KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen und ohne menschliche Prüfung erscheinen. Produktbeschreibungen oder Newsletter, die Ihr Team vor der Veröffentlichung redigiert, fallen in der Regel nicht unter diese Textregel. Die technische, maschinenlesbare Markierung von KI-Inhalten ist Sache der Tool-Anbieter. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, haben sie dafür bis 2. Dezember 2026 Zeit.
Pflicht 3: Prüfen, ob ein Einsatz als Hochrisiko gilt
Die meisten Büroanwendungen sind kein Hochrisiko: Belege auslesen, E-Mails vorsortieren, Angebotsentwürfe vorbereiten oder Verkaufszahlen auswerten. Genauer hinsehen sollten Sie, wenn KI Entscheidungen über Menschen vorbereitet. Anhang III nennt unter anderem:
- Auswahl und Bewertung von Bewerbern sowie Entscheidungen über Beförderung oder Kündigung,
- Kreditwürdigkeitsprüfung von Privatpersonen,
- Zugang zu Bildung und Bewertung von Prüfungen,
- Steuerung kritischer Infrastruktur.
Wenn Sie etwa planen, Bewerbungen in Odoo Recruiting von einer KI vorsortieren zu lassen, klären Sie das vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei. Ab dem 2. Dezember 2027 gelten für solche Systeme unter anderem Pflichten zu menschlicher Aufsicht, Protokollierung und Schulung der zuständigen Personen.
Welche KI-Anwendungen sind bereits verboten?
Seit dem 2. Februar 2025 sind einige Praktiken in der EU untersagt. Für Unternehmen ist vor allem eine relevant: Emotionserkennung am Arbeitsplatz, etwa eine Software, die aus Kamera- oder Sprachaufnahmen die Stimmung von Mitarbeitenden ableitet. Ausnahmen gibt es nur aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Ebenfalls verboten sind Systeme, die Menschen manipulieren oder nach ihrem sozialen Verhalten bewerten. Im normalen Geschäftsalltag eines Handels- oder Produktionsbetriebs kommen solche Anwendungen selten vor. Fragen Sie trotzdem nach, wenn ein Anbieter mit „Stimmungsanalyse“ für Teams wirbt.
Was gilt zusätzlich nach der DSGVO?
Die KI-Verordnung ersetzt die DSGVO nicht. Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool gelangen, brauchen Sie wie bei jedem anderen Dienstleister eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Sie müssen wissen, wo die Daten verarbeitet werden. Bei KI-Funktionen in Odoo oder Microsoft 365 lohnt ein Blick darauf, welcher Dienst die Anfragen im Hintergrund beantwortet und welche Einstellungen Ihr Vertrag erlaubt. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten lesen Sie in unserem Beitrag KI in Odoo: Wo sie Ihrem Unternehmen heute schon Arbeit abnimmt.
Ein typisches Szenario: Was ein Betrieb mit 40 Mitarbeitenden jetzt tun sollte
Das folgende Beispiel ist ein typisches Szenario, kein Kundenprojekt. Ein Großhändler nutzt ChatGPT für Produkttexte, Copilot in Outlook und plant, Eingangsrechnungen in Odoo per KI zu erfassen und auf der Website einen KI-Chat anzubieten. Die Geschäftsführung geht so vor:
- Bestandsaufnahme: Eine Umfrage im Team zeigt, wer welche KI-Tools nutzt, auch mit privaten Konten.
- Richtlinie: Auf zwei Seiten steht, welche Tools freigegeben sind, welche Daten tabu sind und dass KI-Ergebnisse vor dem Versand geprüft werden.
- Schulung: Jede Abteilung erhält eine kurze Einweisung mit Beispielen aus ihrem Alltag. Teilnahme und Inhalte werden festgehalten.
- Chat-Hinweis: Der Website-Chat begrüßt Besucher mit dem Satz, dass ein KI-Assistent antwortet und auf Wunsch ein Mitarbeiter übernimmt.
- Datenschutz: Für jedes freigegebene Tool liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Kundendaten gehen nur in Tools mit Firmenkonto.
- Wiedervorlage: Bevor KI im Personalbereich eingesetzt wird, steht eine rechtliche Prüfung im Kalender.
Der Aufwand dafür bleibt überschaubar, wenn die Schritte zusammen mit der Einführung des ersten KI-Anwendungsfalls geplant werden statt hinterher.
Wie Alwinen Sie dabei unterstützt
Alwinen ist Odoo-Partner in Frankfurt und begleitet Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bei der Einführung von KI im Unternehmen. Wir helfen Ihnen, einen ersten sinnvollen Anwendungsfall zu finden, richten KI-Funktionen in Odoo so ein, dass Freigaben und Nachvollziehbarkeit stimmen, und schulen Ihr Team an den Werkzeugen, die es tatsächlich nutzt. Wenn Sie zusätzlich mit Microsoft 365 arbeiten, verbinden wir beides, siehe Odoo & Microsoft 365. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall übernimmt Ihre Kanzlei oder Ihr Datenschutzbeauftragter, wir kümmern uns um die technische und organisatorische Umsetzung.
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Häufige Fragen zur KI-Verordnung im Unternehmen
Müssen Mitarbeitende eine KI-Schulung mit Zertifikat nachweisen?
Nein. Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, aber weder ein Zertifikat noch ein bestimmtes Niveau. Eine dokumentierte Einweisung, die zur Rolle und zum eingesetzten Tool passt, ist ein praktikabler Weg.
Gilt die KI-Verordnung auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Wer ChatGPT oder Copilot beruflich einsetzt, ist Betreiber eines KI-Systems. Für die üblichen Büroanwendungen betrifft Sie vor allem die Pflicht zur KI-Kompetenz. Betreiben Sie einen KI-Chat oder veröffentlichen Sie täuschend echte KI-Bilder, kommen die Transparenzpflichten hinzu.
Ab wann gelten die Regeln für Hochrisiko-KI?
Nach dem KI-Omnibus gelten sie für die Bereiche aus Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 und für KI in regulierten Produkten ab dem 2. August 2028.
Ist KI in Odoo ein Hochrisiko-System?
Für typische Aufgaben wie Belegerfassung, Textentwürfe oder Auswertungen in der Regel nicht. Entscheidend ist der Einsatzzweck, nicht die Software. Nutzen Sie KI für Entscheidungen über Bewerber oder Mitarbeitende, sollten Sie den Fall rechtlich prüfen lassen.
Quellen: Europäische Kommission, KI-Omnibus tritt in Kraft (27. Juli 2026); KI-Kompetenz: Fragen und Antworten; Transparenzpflichten nach Artikel 50; AI Act Service Desk, FAQ. Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.